Как организовать мероприятие не нервничая?

Планирование мероприятий называется планированием не случайно. Все детали должны быть спланированы заранее таким образом, чтобы все прошло как по маслу. Такой подход важен не только для того, чтобы провести успешное мероприятие, но и для того, чтобы вы могли работать в спокойной обстановке, оставаясь собранными и не попадая в стрессовую ситуацию.

Стресс часто становится следствием недостаточной подготовки. Попадая в ситуацию, которую вам не удалось предусмотреть, вы начинаете паниковать, теряете контроль и чувствуете, что ничего не успеваете. Вспомните девиз скаутов: «Будь готов!» Когда вы готовы ко всему, держать ситуацию под контролем становится проще. Вы ведь заранее предусмотрели возможность появления проблемы. Четкое планирование поможет провести мероприятие на высшем уровне и обойти стороной ситуации, которые заставят вас понервничать. Вы будете уверены в собственных силах, потому что у вас будут инструменты для решения любого вопроса.

Начните как можно раньше

Даже если вам кажется, что день проведения мероприятия еще очень далеко, не откладывайте подготовку в долгий ящик. На самом деле он ближе, чем кажется.

Время имеет свойство идти быстро, а жизнь наполнена разными заботами, поэтому беритесь за подготовку как можно раньше. Начните с общих вещей: подумайте о месте проведения и интерьере, придумайте темы выступлений и развлекательную программу, пропишите меню, оформите пригласительные. Нарисуйте полную картину.

Сформируйте бюджет

Сформируйте бюджет, который будет включать в себя все необходимые расходы, и установите лимит на еду, напитки и развлекательную программу. Накиньте дополнительные средства на непредвиденные расходы. Придерживайтесь бюджета, когда перейдете к организационной части.

Найдите место для проведения

Выберите место проведения мероприятия и забронируйте утвержденную дату. Внимательно прочитайте пункт договора о штрафах и дополнительных выплатах, чтобы избежать сюрпризов (которые, конечно, заставят вас понервничать).

За несколько недель до начала мероприятия свяжитесь с контактным лицом и убедитесь, что все остается в силе. Иногда такие места неожиданно закрывают из-за проведения ремонтных работ или финансовых проблем.

Ведите список задач

Умение правильно организовать свою деятельность помогает минимизировать риск возникновения стрессовых ситуаций. Сформируйте список задач, чтобы успеть выполнить всю работу в поставленные сроки и ничего не забыть. Запишите по пунктам все, что нужно сделать.

Обычно список включает в себя формирование бюджета, рассылку приглашений, выбор меню, заказ еды и напитков и работу с подрядчиками. Также внести в список можно и более мелкие задачи: звонки подрядчикам, подписание документов, установку декораций и любые другие детали работы, даже если они кажутся незначительными. Везде должны быть указаны даты и ответственное лицо. Здесь лучше перестраховаться, чем совершить ошибку. Будьте консервативными в вопросах обозначения сроков. Накиньте несколько дней на случай непредвиденных обстоятельств.

Напоминайте о себе

Если до мероприятия осталось всего несколько месяцев, напомните участникам о себе. Отправьте им уведомление о скором начале мероприятия, чтобы они успели внести его в свое расписание. Разошлите приглашения за 6 недель до начала мероприятия, если занимаетесь организацией делового мероприятия, или за 3 недели до начала, если ваше мероприятие несет развлекательный или личный характер.

Вам нужна помощь?

Посмотрите на свой список задач и определите, нужны ли вам дополнительные руки. Если у вас почти нет времени или не хватает персонала для того чтобы, например, качественно оформить место проведения, то наймите специального человека, который сможет этим заняться. Если Вам нужен еще один человек в день проведения мероприятия, например, чтобы принимать одежду в гардероб или на стойку информации, наймите временного сотрудника. Будьте реалистами. Оцените, что вы сможете сделать сами, а что необходимо передать в руки подрядчиков.

Следуйте этим простым советам и наслаждайтесь своей спокойной работой.